Jak zařídit profesionální firemní konferenci? Myslete na detaily

Ať už jste ve vedení firmy a pořádáte konferenci neb vám vedení tento úkol zadalo, je třeba se toho zhostit naplno a zodpovědně. Konference jsou totiž vizitkou firmy a všechno musí probíhat hladce a profesionálně. Jaké prostory vybrat, co všechno bude potřeba a čím účastníky firemní akce opravdu potěšíte?

Vhodné prostory jsou nejdůležitější

Co to vlastně konference je? Obvykle se jedná o setkání celé firmy, ať už z jednoho místa, z celé republiky nebo dokonce setkání s mezinárodní účastí. Součástí bývá nejen formální setkání zaměstnanců a pracovní část ale také část zábavná a odpočinková.

Základem všeho jsou vhodné prostory. Pokud firma nemá vlastní, na řadu přichází pronájem konferenčních prostor. V dnešní době je to velice oblíbená varianta, jelikož pronajímatel obvykle nabízí i veškeré vybavení, které je potřeba. To znamená místa k sezení, ozvučení, projektor, kancelářské potřeby a tak dále.

Prostory je třeba volit v závislosti na rozsahu akce a na tom, zda budou sloužit pouze k pracovním účelům nebo zda tam budete chtít zorganizovat například i následný večírek nebo raut. Dobré je myslet také na ubytování.

Co si budou hosté pamatovat? Hlavně jídlo a zábavu

Mnoho účastníků určitě přijede z větší dálky, a tak je ideální zvolit prostory například v moderním hotelu, kde se budou moci účastníci zároveň ubytovat. Součástí by mělo být i dostatečné zázemí – šatny, toalety případně kuchyňka nebo prostory pro občerstvení.

To by mělo být samozřejmostí, ideální je pracovní oběd a večer například raut spojený s večírkem. Pořádat konferenci je tak obvykle potřeba s provozovatelem objektu, kde se vše bude konat. Často je totiž součástí služeb pro pořádání konferencí i catering.

Při výběru menu buďte originální a nebojte se trošku experimentovat. Dobré a neotřelé jídlo si účastníci určitě budou pamatovat.

Vhodně zvolte i zábavu. I jednodenní konference by měla mít odpočinkovou část, takže pěkný večírek určitě nikoho neurazí. Můžete také zvolit například degustaci vína, ochutnávku čokolády nebo podobné zážitky, které celou akci zpestří.